Dirección de Servicios Institucionales

Dirección de Servicios Institucionales

Dirección de Servicios Institucionales

Encargada de proporcionar servicios de apoyo a la academia e investigación, bienestar universitario, servicios generales, gestión de riesgos, CRAI, compras públicas y construcción y mantenimiento de la infraestructura física, con el fin de contribuir al logro de la misión y visión institucional.

Deberes y Atribuciones

Son las siguientes, de acuerdo a la competencia específica de cada área:

  1. Desarrollar la planificación operativa de servicios institucionales para presentar a autoridades y organismos correspondientes;
  2. Elaborar planes y/o proyectos de: bienestar universitario, servicios generales, gestión de riesgos, CRAI, compras públicas y construcción y mantenimiento de la infraestructura física, para presentar a autoridades y organismos correspondientes;
  3. Elaborar políticas, manuales de procedimientos, normativa legal interna y herramientas de gestión, con la finalidad de garantizar la calidad de los servicios institucionales;
  4. Realizar encuestas de satisfacción a clientes; para determinar la calidad de los servicios institucionales y su mejoramiento continuo;
  5. Proporcionar asistencia técnica, asesoría y /o capacitación en el área de su competencia;
  6. Proporcionar atención médica, odontológica y psicológica a estudiantes y personal de la institución, a fin de mejorar su bienestar físico y emocional;
  7. Realizar estudios socioeconómicos, para la adjudicación de becas y ayudas económicas; así como el seguimiento correspondiente, de conformidad con lo establecido en el reglamento interno de becas y ayudas económicas y lo establecido por el artículo 77 de la LOES;
  8. Garantizar la ejecución de los programas de becas, ayudas económicas y sociales; con la finalidad de cumplir con lo determinado en la normativa legal;
  9. Gestionar la implementación y utilización de espacios: recreativos, de estudios y de descanso, para mejorar la calidad de vida estudiantil;
  10. Realizar el seguimiento a cafeterías y comedores, a fin de garantizar la calidad del servicio;
  11. Formular e implementar proyectos para la prevención y atención emergente a las víctimas de violencia de género;
  12. Implementar proyectos de prevención del consumo de sustancias estupefacientes y psicotrópicas;
  13. Generar proyectos para la atención a estudiantes con discapacidad: accesos y otros, a efectos de garantizar el ejercicio de los derechos que le corresponden;
  14. Implementar componentes alternativos en la formación integral estudiantil;
  15. Mantener una base de datos actualizada en la cual se determine el número, tipo y porcentaje de discapacidad en la institución;
  16. Realizar el plan anual de contrataciones;
  17. Realizar procesos pre-contractuales para la adquisición de bienes, servicios, obras y consultoría, previa coordinación con técnicos y comisiones técnicas; así como procesos de contratación por ínfima cuantía;
  18. Modificar el Plan Anual de Contratación previa autorización del señor Rector, para cumplir los objetivos institucionales
  19. Coordinar con administración de bienes y existencias; y, de ser el caso con
  20. administradores de contrato, la recepción de bienes, servicios, obras y consultoría;        V
  21. Elaborar el plan anual de mantenimiento preventivo del parque automotor institucional, para garantizar su funcionamiento óptimo;
  22. Programar la transportación interna y la movilización, a fin de cumplir con las actividades planificadas;
  23. Matricular los vehículos de la institución, para obtener el permiso de circulación;
  24. Garantizar el uso adecuado del parque automotor institucional; así como emitir informes de utilización y consumo de combustible, para disponer de información sobre el buen uso;
  25. Realizar la planificación de actividades del personal de servicios; con la finalidad de asignar el número óptimo de personas a los distintos macroprocesos y procesos que conforman la estructura organizativa institucional;
  26. Efectuar el control permanente del cumplimiento de las actividades del personal de servicios, aseo y limpieza integral de las instalaciones de la institución; con la finalidad de que los espacios físicos de trabajo se encuentren en condiciones óptimas de asepsia y determinar requerimientos de materiales e insumos de limpieza;
  27. Determinar protocolos de activación, respuesta y recuperación externos en concordancia con los protocolos de activación establecidos por el ente rector para los actores del Sistema Nacional Descentralizado de Gestión de Riesgos (SNDGR) frente a eventos adversos de origen natural y antrópico;
  28. Elaborar planes, políticas, protocolos, procedimientos y documentos para la atención de emergencias y desastres internos; así como, la recuperación temprana, acorde con ISO 31000;
  29. Actualizar periódicamente el plan institucional de gestión de riesgos;
  30. Participar en las mesas técnicas de trabajo;
  31. Promover la formación de líderes universitarios que participen en brigadas de atención en casos de emergencia que se presenten en la Institución;
  32. Identificar, analizar y determinar los riesgos existentes en la Universidad Estatal de Bolívar, con la finalidad de reducir sus vulnerabilidades ante eventos adversos;
  33. Mantener información georeferenciada de los predios de la institución para reducción de riesgos;
  34. Desarrollar talleres, simulaciones, simulacros para enfrentar eventos adversos;
  35. Evaluar el riesgo de construcciones e infraestructura para la reducción de riesgos ante eventos adversos en la Universidad Estatal de Bolívar;
  36. Guiar al usuario en forma ágil y oportuna en la búsqueda de la información requerida;
  37. Determinar las necesidades de material bibliográfico para actualizarlo, incrementarlo o descartarlo;
  38. Realizar eventos con el fin de incentivar la lectura crítica y reflexiva;
  39. Efectuar formación de usuarios en la utilización de los servicios que proporciona el Centro de Recursos para el Aprendizaje y la Investigación (CRAI), con el fin de obtener información ágil y oportuna;
  40. Coordinar con autoridades y profesores investigadores la actualización.
  41. Realizar análisis, clasificación, catalogación, indización, del material bibliográfico digital y documental para que el usuario los ubique en forma ágil y oportuna;
  42. Mantener actualizadas las bases de datos de información bibliográfica física y digital (tesis, trabajos de titulación, artículos científicos, ponencias) en el repositorio institucional y nacional de DSPACE;
  43. Realizar constataciones físicas periódicas de material bibliográfico para reportar novedades;
  44. Desarrollar el plan de renovación y mantenimiento preventivo de la infraestructura institucional;
  45. Elaborar proyectos de infraestructura institucional, que garanticen la accesibilidad de las personas con discapacidad;
  46. Desarrollar planes de contingencia que garanticen el óptimo funcionamiento de los servicios básicos;
  47. Presentar obligatoriamente informes cuatrimestrales al seno de Consejo de Universitario, sobre el cumplimiento del plan de renovación y mantenimiento de la infraestructura institucional;
  48. Realizar estudios prospectivos de ordenamiento físico y crecimiento de la infraestructura institucional;
  49. Proporcionar asesoría o asistencia técnica en la elaboración de pliegos de obras para procesos de contratación y adjudicación;
  50. Realizar la fiscalización y recepción de las obras de acuerdo a los requerimientos establecidos;
  51. Participar como miembros de la Comisión técnica en la adjudicación de obras institucionales;
  52. Evaluar el desempeño del personal administrativo a su cargo, con la finalidad de fomentar la eficacia y eficiencia de los servidores en su puesto de trabajo, estimulando su desarrollo profesional y potenciando su contribución al logro de los objetivos institucionales;
  53. Evaluar los procesos de la gestión de servicios institucionales, a fin de verificar los resultados obtenidos e implementar acciones de mejora;
  54. Presentar el informe para la rendición de cuentas de conformidad con la Ley; y,
  55. Las demás que determine la normativa legal.

Arq. Manuel García

Email: mgarcia@ueb.edu.ec

Director

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