Secretaría General

Secretaría General 
Dra. Angelica Gaibor Becerra

 

Teléfonos:            2206156  Ext. 1115

Telefax:                 2206156  Ext. 1115

Email:                    agaibor@ueb.edu.ec

 

Secretaría General

Es la encargada de administrar los recursos documentales, a través de métodos y procedimientos ágiles y dinámicos; a fin de garantizar la autenticidad, legalidad, seguridad y custodia de la documentación institucional que respalda los diferentes actos académicos y administrativos.

Deberes y atribuciones de la Secretaría General

  • Desarrollar la planificación operativa de la Secretaría General, para pres autoridades y organismos correspondientes;
  •  Realizar el plan anual de capacitación documental; así como el de valoración, rescate y expurgo; para presentar a las instancias correspondientes;
  • Emitir informes en materia de su competencia para la toma de decisiones;
  • Certificar actas del Consejo Universitario, estatutos, reglamentos, copias de títulos y demás documentación e información institucional; así como la autenticación de firmas;
  • Publicar en la página web la información institucional actualizada;
  • Mantener el registro de firmas físicas y digitales de autoridades académicas y administrativas, para fines de autenticación;
  • Coordinar con el Rector la elaboración del orden del día para las sesiones del Consejo Universitario y notificar a sus miembros;
  • Elaborar actas y resoluciones del Consejo Universitario, legalizarlas y notificar a los involucrados;
  • Legalizar expedientes, actas de grado, libros de calificaciones, títulos, actas y resoluciones del Consejo Universitario,
  • Realizar actas de refrendación de títulos y bases de datos de graduados para certificar su autenticidad;
  • Remitir la nómina de personas que han obtenido títulos en la Universidad, para su registro en el organismo correspondiente;
  • Remitir información requerida por autoridades, organismos institucionales y del Estado;
  • Asesorar a autoridades y servidores en materia de gestión documental para la correcta aplicación de la norma legal;
  • Emitir políticas, directrices, instructivos y procedimientos de gestión documental; a fin de conservarlos y mantenerlos en buen estado;
  • Gestionar de manera sistemática y estandarizada los documentos producto de la ejecución de las actividades institucionales;
  • Mantener el archivo físico y digital institucional actualizado de acuerdo a las normas de clasificación;
  • Evaluar el desempeño del personal administrativo a su cargo, con la finalidad de fomentar la eficacia y eficiencia de los servidores en su puesto de trabajo, estimulando su desarrollo profesional y potenciando su contribución al logro de los objetivos institucionales;
  • Evaluar los procesos de la gestión de Secretaría General, a fin de verificar los resultados obtenidos e implementar acciones de mejora;
  • Presentar el informe anual para rendición de cuentas de conformidad con la ley; y,
  • Las demás que determine la normativa legal.

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